מדיניות פרטיות — IL Safety Academy

IL Safety Academy היא פלטפורמה דיגיטלית לניהול הדרכות בטיחות לעובדים, תיעוד ביצוע הדרכות, מבחני הבנה, חתימות דיגיטליות, תעודות סיום ותיקי ראיות הדרכה.

לפניות כלליות: info@ilsafety.com

לפניות בנושא פרטיות: privacy@ilsafety.com

כאשר הפלטפורמה משמשת ארגון או מעסיק לצורך הדרכת עובדיו, הארגון או המעסיק עשוי לשמש כבעל השליטה במידע ביחס לעובדיו, ו-IL Safety Academy פועלת כספק מערכת וכמעבד מידע לצורך מתן השירות, שמירת התיעוד, הפקת תעודות והצגת דוחות למורשים מטעם הארגון.

ביחס להדרכות המבוצעות עבור ארגון, המעסיק או הארגון שהקצה את ההדרכה אחראי לקביעת מטרות השימוש במידע, זהות העובדים שיופנו להדרכה, סוגי הנתונים הנדרשים, תקופת השמירה והגורמים המורשים לצפות בדוחות.

IL Safety Academy מעבדת את המידע לצורך מתן השירות בלבד, לרבות הפעלת ההדרכה, שמירת התקדמות, בדיקת מבחן, שמירת חתימה, הפקת תעודה, שמירת תיק ראיות והצגת דוחות למורשים מטעם הארגון.

במסגרת השימוש בפלטפורמה ייתכן שייאסף המידע הבא:

• שם פרטי ושם משפחה של העובד
• מספר עובד או מזהה ארגוני
• תעודת זהות רק אם הארגון הגדיר זאת כנדרש לצורכי תיעוד
• שם חברה / מעסיק
• תפקיד / תואר תפקיד
• כתובת מייל, אם נדרשת לשליחת תעודה או לניהול ההדרכה
• מספר טלפון, אם נדרש לצורך קשר או אימות
• תוצאות מבחן הבנה וציון
• סטטוס הדרכה
• חתימה דיגיטלית
• תעודת סיום בקובץ PDF
• זמני התחלה, עצירה וסיום
• גרסת ההדרכה שבוצעה
• תיק ראיות הדרכה
• נתוני דפדפן ואבטחה בסיסיים, כגון User-Agent, כתובת IP או לוגים טכניים, ככל שנדרש לצורכי אבטחה, מניעת שימוש לרעה ותיעוד

המערכת מיועדת לאסוף רק את המידע הנדרש לצורך ביצוע ההדרכה ותיעודה. ברירת המחדל לזיהוי עובד היא מספר עובד או מזהה ארגוני. תעודת זהות מלאה תישמר רק אם הארגון הגדיר זאת כנדרש לצורכי תיעוד, רגולציה או מדיניות פנימית. ככל האפשר, יוצג למנהלים מזהה מצומצם או מוסתר חלקית, בהתאם להגדרות המערכת.

המידע משמש למטרות הבאות בלבד:

• ביצוע וניהול ההדרכה הדיגיטלית
• הפקת תעודת סיום והחזקתה לצרכי תיעוד
• שמירת ראיות הדרכה בהתאם לדרישות ארגוניות ורגולטוריות
• שליחת תעודה לכתובת המייל של העובד
• אפשרות לשוב ולהמשיך הדרכה שלא הושלמה
• הצגת דוחות למנהל ההדרכה

תיק הראיות, נתוני הביצוע ותעודת הסיום נשמרים במסד הנתונים של המערכת לצרכי ביקורת, תיעוד ממוני בטיחות וציות לדרישות החוק. תעודות ה-PDF נשמרות בשירות אחסון ענן מאובטח ומועברות לעובד ולמנהל ההדרכה.

הפלטפורמה פועלת בשירות הארגון / המעסיק שהקצה את ההדרכה. נתוני הדרכת העובד — כולל ציון, תאריך ביצוע, חתימה ותעודה — נגישים למנהל ההדרכה המורשה מטעם הארגון. המידע אינו מועבר לצדדים שלישיים ללא קשר לביצוע ההדרכה.

כאשר ההדרכה ניתנת מטעם מעסיק או ארגון, המעסיק או מנהל ההדרכה אחראי לוודא כי העובדים הופנו להדרכה במסגרת הרשאה מתאימה וכי פרטי העובדים שנמסרו למערכת נכונים ומעודכנים.

הגישה למידע במערכת מוגבלת למורשים בלבד, בהתאם לתפקידם ולצורך המקצועי שלהם. מנהל חברה או מנהל הדרכה מורשה יוכל לצפות רק במידע המשויך לארגון שלו, כגון סטטוסי הדרכה, ציונים, חתימות ותעודות של עובדים שהוקצו להם הדרכות מטעם אותו ארגון.

הפלטפורמה עושה שימוש בספקי תשתית חיצוניים לצורך הפעלה, אחסון, אבטחה ושליחת מיילים. נתוני משתמשים עשויים להיות מאוחסנים או מעובדים באמצעות ספקים כגון:

• Supabase — מסד נתונים ואחסון קבצים
• Vercel — אירוח ופריסת יישום הווב
• Resend — שליחת הודעות מייל עסקיות ותעודות

חלק מספקי התשתית עשויים לעבד או לאחסן מידע מחוץ לישראל. העברת מידע כאמור תיעשה לצורך מתן השירות בלבד, ובהתאם להוראות הדין החל, למדיניות הפרטיות של הספקים, להסכמים החלים ולמנגנוני אבטחה מקובלים.

המערכת מיישמת מנגנוני הגנה כגון: הצפנת תעבורה (HTTPS), בקרת גישה לנתוני מנהל, ומפתחות שירות שאינם חשופים בצד הלקוח. הגישה למידע במערכת מוגבלת למורשים בלבד, בהתאם לתפקידם ולצורך המקצועי שלהם. עם זאת, אין מערכת אבטחה מלאה לחלוטין, ואנו ממליצים לעובדים לא לשתף את קישור ההדרכה האישי עם אחרים.

נתוני הדרכה, תעודות, חתימות ותיקי ראיות יישמרו למשך התקופה הנדרשת לצורכי תיעוד הדרכות, עמידה בדרישות דין, דרישות הארגון, בירור טענות, ביקורת פנימית או הגנה על זכויות משפטיות.

בתום תקופת השמירה, או לפי בקשה מתאימה של הארגון או נושא המידע ובכפוף לחובות שמירה לפי דין, המידע יימחק או יעבור אנונימיזציה ככל שהדבר אפשרי וסביר מבחינה טכנית, משפטית ותפעולית.

במקרה של חשש לאירוע אבטחת מידע העלול להשפיע על מידע אישי, IL Safety Academy תפעל לבדיקת האירוע, לצמצום הסיכון, לתיעוד הטיפול בו ולמתן הודעות לגורמים הנדרשים, ככל שהדבר נדרש לפי דין או לפי ההסכמות עם הארגון.

בהתאם לחוק הגנת הפרטיות (ישראל), כל עובד רשאי:

• לעיין בנתונים שנשמרו אודותיו
• לבקש תיקון של מידע שגוי
• לפנות בשאלה לגבי שמירה ושימוש בנתוניו

פנייה ניתן להעביר למנהל ההדרכה בארגון, או ישירות לכתובת הקשר של IL Safety Academy המפורטת בסעיף 14.

לכל שאלה, בקשה או פנייה בנושא פרטיות ניתן לפנות בדוא"ל:

privacy@ilsafety.com

זמן מענה משוער: עד 14 ימי עסקים.

מדיניות פרטיות זו עשויה להתעדכן מעת לעת בהתאם לשינויים במערכת או בדרישות הדין. הגרסה העדכנית תמיד תפורסם בעמוד זה עם תאריך העדכון האחרון. המשך שימוש בפלטפורמה לאחר שינוי המדיניות מהווה הסכמה לתנאים המעודכנים.