Политика конфиденциальности — IL Safety Academy

IL Safety Academy — это электронная платформа для управления инструктажами по безопасности для работников, документирования проведения обучения, проверочных тестов, электронных подписей, сертификатов о прохождении и материалов по обучению.

По общим вопросам: info@ilsafety.com

По вопросам конфиденциальности: privacy@ilsafety.com

Когда платформа используется организацией или работодателем для обучения своих работников, организация или работодатель может выступать контролёром данных в отношении своих работников, а IL Safety Academy действует как поставщик системы и обработчик данных в целях предоставления услуги, хранения документации, оформления сертификатов и предоставления отчётов уполномоченным лицам организации.

В отношении обучения, проводимого для организации, работодатель или организация, назначившая обучение, отвечает за определение целей использования данных, круга работников, направляемых на обучение, необходимых категорий данных, срока хранения и лиц, уполномоченных просматривать отчёты.

IL Safety Academy обрабатывает данные исключительно для предоставления услуги, включая проведение обучения, сохранение прогресса, проверку теста, сохранение подписи, оформление сертификата, хранение материалов по обучению и предоставление отчётов уполномоченным лицам организации.

При использовании платформы могут собираться следующие данные:

• имя и фамилия работника
• табельный номер или внутренний идентификатор организации
• удостоверение личности — только если организация определила это как необходимое для целей документирования
• название компании / работодателя
• должность / наименование должности
• адрес электронной почты, если он необходим для отправки сертификата или управления обучением
• номер телефона, если он необходим для связи или проверки
• результаты проверочного теста и оценка
• статус обучения
• электронная подпись
• сертификат о прохождении в формате PDF
• время начала, остановки и завершения
• версия пройденного обучения
• материалы по обучению
• базовые технические данные браузера и безопасности, такие как User-Agent, IP-адрес или технические журналы, в объёме, необходимом для безопасности, предотвращения злоупотреблений и документирования

Система предназначена для сбора только тех данных, которые необходимы для проведения и документирования обучения. По умолчанию работник идентифицируется по табельному номеру или внутреннему идентификатору организации. Полный номер удостоверения личности сохраняется только в том случае, если организация определила это как необходимое для целей документирования, требований регулятора или внутренней политики. По возможности руководителям показывается сокращённый или частично скрытый идентификатор, в соответствии с настройками системы.

Данные используются исключительно в следующих целях:

• проведение электронного обучения и управление им
• оформление сертификата о прохождении и его хранение для целей документирования
• хранение материалов по обучению в соответствии с требованиями организации и регулятора
• отправка сертификата на адрес электронной почты работника
• возможность вернуться и продолжить незавершённое обучение
• предоставление отчётов ответственному за обучение

Материалы по обучению, данные о прохождении и сертификат о прохождении хранятся в базе данных системы для целей аудита, документирования работы ответственных за безопасность и соблюдения требований законодательства. Сертификаты в формате PDF хранятся в защищённом облачном хранилище и передаются работнику и ответственному за обучение.

Платформа работает в интересах организации или работодателя, назначившего обучение. Данные об обучении работника — включая оценку, дату прохождения, подпись и сертификат — доступны ответственному за обучение, уполномоченному организацией. Данные не передаются третьим лицам вне связи с проведением обучения.

Когда обучение проводится от имени работодателя или организации, работодатель или ответственный за обучение обязан убедиться, что работники направлены на обучение в рамках соответствующих полномочий и что переданные в систему данные работников верны и актуальны.

Доступ к данным в системе предоставляется только уполномоченным лицам, в соответствии с их ролью и профессиональной необходимостью. Руководитель компании или уполномоченный ответственный за обучение может просматривать только данные, относящиеся к его организации, такие как статусы обучения, оценки, подписи и сертификаты работников, которым это обучение было назначено от имени той же организации.

Платформа использует внешних поставщиков инфраструктуры для работы, хранения, безопасности и отправки электронной почты. Данные пользователей могут храниться или обрабатываться с помощью таких поставщиков, как:

• Supabase — база данных и хранение файлов
• Vercel — хостинг и развёртывание веб-приложения
• Resend — отправка деловых электронных писем и сертификатов
• OpenAI — обработка с использованием искусственного интеллекта для административных возможностей системы, включая анализ документа, который уполномоченный администратор выбрал для обработки

Когда уполномоченный администратор использует возможности искусственного интеллекта, содержимое, относящееся к этому действию, передаётся на обработку в OpenAI. Для анализа подписываемой формы передаются изображение страницы и текст загруженного администратором документа — исключительно для определения расположения полей. В рамках этого не передаются записи о работниках, идентификационные номера из базы работников, подписи, подписанные формы или данные назначений.

Часть поставщиков инфраструктуры может обрабатывать или хранить данные за пределами Израиля. Такая передача данных осуществляется исключительно для предоставления услуги и в соответствии с применимым законодательством, политиками конфиденциальности поставщиков, действующими соглашениями и общепринятыми механизмами защиты.

В системе применяются механизмы защиты, такие как: шифрование трафика (HTTPS), контроль доступа к данным администратора и служебные ключи, не раскрываемые на стороне клиента. Доступ к данным в системе предоставляется только уполномоченным лицам, в соответствии с их ролью и профессиональной необходимостью. Вместе с тем ни одна система безопасности не является абсолютной, и мы рекомендуем работникам не передавать свою персональную ссылку на обучение другим лицам.

Данные об обучении, сертификаты, подписи и материалы по обучению хранятся в течение срока, необходимого для документирования обучения, соблюдения требований законодательства, требований организации, рассмотрения претензий, внутреннего аудита или защиты юридических прав.

По истечении срока хранения либо по соответствующему запросу организации или субъекта данных и с учётом обязанностей по хранению, установленных законом, данные будут удалены или обезличены в той мере, в какой это возможно и разумно с технической, юридической и операционной точки зрения.

В случае подозрения на инцидент информационной безопасности, способный затронуть персональные данные, IL Safety Academy предпримет действия по расследованию инцидента, снижению риска, документированию его обработки и направлению уведомлений необходимым лицам, в объёме, требуемом законом или соглашениями с организацией.

В соответствии с Законом о защите частной жизни (Израиль) каждый работник вправе:

• ознакомиться с сохранёнными о нём данными
• запросить исправление неверных данных
• обратиться с вопросом о хранении и использовании его данных

Обращение можно направить ответственному за обучение в организации или напрямую по контактному адресу IL Safety Academy, указанному в разделе 14.

По любым вопросам, запросам или обращениям, связанным с конфиденциальностью, можно написать по электронной почте:

privacy@ilsafety.com

Ориентировочный срок ответа: до 14 рабочих дней.

Настоящая политика конфиденциальности может время от времени обновляться в связи с изменениями в системе или требованиями законодательства. Актуальная версия всегда публикуется на этой странице с датой последнего обновления. Продолжение использования платформы после изменения политики означает согласие с обновлёнными условиями.