Política de privacidad — IL Safety Academy

IL Safety Academy es una plataforma digital para la administración de capacitaciones en seguridad laboral, la documentación de su impartición, las pruebas de comprensión, las firmas digitales, los certificados de finalización y las constancias de capacitación.

Consultas generales: info@ilsafety.com

Consultas sobre privacidad: privacy@ilsafety.com

Cuando una organización o un empleador utiliza la plataforma para capacitar a su personal, dicha organización o empleador puede actuar como responsable del tratamiento respecto de sus trabajadores, e IL Safety Academy actúa como proveedor del sistema y encargado del tratamiento a efectos de prestar el servicio, conservar la documentación, emitir certificados y presentar informes a las personas autorizadas por la organización.

Respecto de las capacitaciones impartidas para una organización, el empleador o la organización que asignó la capacitación es responsable de determinar las finalidades del uso de los datos, qué trabajadores son dirigidos a la capacitación, las categorías de datos necesarias, el plazo de conservación y quién está autorizado a consultar los informes.

IL Safety Academy trata los datos únicamente para prestar el servicio, lo que incluye impartir la capacitación, guardar el progreso, corregir el examen, almacenar la firma, emitir el certificado, conservar la constancia y presentar informes a las personas autorizadas por la organización.

En el marco del uso de la plataforma pueden recogerse los siguientes datos:

• nombre y apellidos del trabajador
• número de empleado o identificador de la organización
• número de documento de identidad, únicamente cuando la organización lo haya definido como necesario a efectos de documentación
• nombre de la empresa o del empleador
• puesto o denominación del cargo
• dirección de correo electrónico, cuando sea necesaria para enviar el certificado o gestionar la capacitación
• número de teléfono, cuando sea necesario para el contacto o la verificación
• resultados y puntuación de la prueba de comprensión
• estado de la capacitación
• firma digital
• certificado de finalización en formato PDF
• horas de inicio, pausa y finalización
• la versión de la capacitación realizada
• constancia de la capacitación
• datos básicos del navegador y de seguridad, como el User-Agent, la dirección IP o los registros técnicos, en la medida necesaria para la seguridad, la prevención de abusos y la documentación

El sistema está diseñado para recoger únicamente los datos necesarios para impartir y documentar la capacitación. El identificador por defecto del trabajador es el número de empleado o el identificador de la organización. El número completo del documento de identidad solo se conserva cuando la organización lo haya definido como necesario por motivos de documentación, regulatorios o de política interna. Siempre que es posible, a las personas administradoras se les muestra un identificador reducido o parcialmente enmascarado, según la configuración del sistema.

Los datos se utilizan únicamente para las siguientes finalidades:

• impartir y gestionar la capacitación digital
• emitir un certificado de finalización y conservarlo a efectos de documentación
• conservar las constancias de capacitación conforme a los requisitos de la organización y a la normativa aplicable
• enviar el certificado a la dirección de correo electrónico del trabajador
• permitir reanudar una capacitación no finalizada
• presentar informes al responsable de capacitación

La constancia, los datos de realización y el certificado de finalización se almacenan en la base de datos del sistema a efectos de auditoría, de documentación por parte del responsable de seguridad y de cumplimiento de los requisitos legales. Los certificados en PDF se almacenan en un servicio de almacenamiento en la nube seguro y se entregan al trabajador y al responsable de capacitación.

La plataforma opera al servicio de la organización o del empleador que asignó la capacitación. Los datos de capacitación de un trabajador —incluidos la puntuación, la fecha de finalización, la firma y el certificado— son accesibles para el responsable de capacitación autorizado por la organización. Los datos no se transfieren a terceros ajenos a la impartición de la capacitación.

Cuando la capacitación se imparte por cuenta de un empleador o de una organización, corresponde al empleador o al responsable de capacitación garantizar que los trabajadores fueron dirigidos a la capacitación con la debida autorización y que los datos facilitados al sistema son correctos y están actualizados.

El acceso a los datos del sistema está limitado únicamente a las personas autorizadas, según su función y su necesidad profesional. Un responsable de la empresa o un responsable de capacitación autorizado solo puede consultar los datos asociados a su propia organización, como el estado de las capacitaciones, las puntuaciones, las firmas y los certificados de los trabajadores a los que se han asignado capacitaciones en nombre de dicha organización.

La plataforma utiliza proveedores de infraestructura externos para su funcionamiento, el almacenamiento, la seguridad y el envío de correo electrónico. Los datos de los usuarios pueden almacenarse o tratarse a través de proveedores como:

• Supabase — base de datos y almacenamiento de archivos
• Vercel — alojamiento y despliegue de la aplicación web
• Resend — envío de mensajes de correo electrónico corporativos y de certificados

Algunos proveedores de infraestructura pueden tratar o almacenar datos fuera de Israel. Cualquier transferencia de este tipo se realiza únicamente para prestar el servicio y de conformidad con la legislación aplicable, las políticas de privacidad de los proveedores, los acuerdos vigentes y los mecanismos de seguridad reconocidos.

El sistema aplica mecanismos de protección tales como: cifrado en tránsito (HTTPS), control de acceso a los datos de administración y claves de servicio que no se exponen en el lado del cliente. El acceso a los datos del sistema está limitado únicamente a las personas autorizadas, según su función y su necesidad profesional. Dicho esto, ningún sistema de seguridad es completo, por lo que recomendamos a los trabajadores no compartir con otras personas su enlace personal de capacitación.

Los datos de capacitación, los certificados, las firmas y las constancias se conservan durante el plazo necesario para documentar la capacitación, cumplir los requisitos legales y de la organización, atender reclamaciones, realizar auditorías internas o defender derechos legales.

Al finalizar el plazo de conservación, o previa solicitud pertinente de la organización o de la persona interesada y sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación, los datos se suprimirán o anonimizarán en la medida en que sea técnica, jurídica y operativamente posible y razonable.

En caso de sospecha de un incidente de seguridad de la información que pueda afectar a datos personales, IL Safety Academy actuará para investigar el incidente, reducir el riesgo, documentar su gestión y notificarlo a las partes que corresponda, en la medida exigida por la ley o por los acuerdos con la organización.

De conformidad con la Ley de Protección de la Privacidad de Israel, todo trabajador tiene derecho a:

• consultar los datos que se conservan sobre su persona
• solicitar la rectificación de datos incorrectos
• plantear una consulta sobre la conservación y el uso de sus datos

La consulta puede dirigirse al responsable de capacitación de la organización o directamente a la dirección de contacto de IL Safety Academy indicada en el apartado 14.

Para cualquier pregunta, solicitud o consulta relativa a la privacidad, puede escribir a:

privacy@ilsafety.com

Plazo estimado de respuesta: hasta 14 días hábiles.

Esta política de privacidad puede actualizarse periódicamente conforme a los cambios del sistema o de los requisitos legales. La versión vigente se publica siempre en esta página junto con la fecha de su última actualización. El uso continuado de la plataforma tras un cambio en la política constituye la aceptación de las condiciones actualizadas.