Datenschutzerklärung — IL Safety Academy

IL Safety Academy ist eine digitale Plattform zur Verwaltung von Sicherheitsunterweisungen für Mitarbeitende, zur Dokumentation der Durchführung, für Wissensprüfungen, digitale Unterschriften, Teilnahmebescheinigungen und Unterweisungsnachweise.

Allgemeine Anfragen: info@ilsafety.com

Anfragen zum Datenschutz: privacy@ilsafety.com

Wird die Plattform von einer Organisation oder einem Arbeitgeber genutzt, um die eigenen Mitarbeitenden zu unterweisen, kann die Organisation bzw. der Arbeitgeber in Bezug auf diese Mitarbeitenden als Verantwortlicher auftreten; IL Safety Academy handelt als Systemanbieter und Auftragsverarbeiter zum Zweck der Erbringung der Leistung, der Aufbewahrung der Dokumentation, der Ausstellung von Zertifikaten und der Bereitstellung von Auswertungen für die von der Organisation autorisierten Personen.

Bei Unterweisungen, die für eine Organisation durchgeführt werden, ist der Arbeitgeber bzw. die Organisation, die die Unterweisung zugewiesen hat, dafür verantwortlich, die Zwecke der Datenverwendung festzulegen, welche Mitarbeitenden zur Unterweisung geleitet werden, welche Datenkategorien erforderlich sind, wie lange die Daten aufbewahrt werden und wer zur Einsicht in Auswertungen berechtigt ist.

IL Safety Academy verarbeitet die Daten ausschließlich zur Erbringung der Leistung, einschließlich der Durchführung der Unterweisung, der Speicherung des Fortschritts, der Bewertung der Prüfung, der Speicherung der Unterschrift, der Ausstellung des Zertifikats, der Aufbewahrung des Nachweises und der Bereitstellung von Auswertungen für die von der Organisation autorisierten Personen.

Im Rahmen der Nutzung der Plattform können folgende Daten erhoben werden:

• Vor- und Nachname des Mitarbeitenden
• Personalnummer oder organisationsinterne Kennung
• Ausweisnummer, ausschließlich sofern die Organisation sie für Dokumentationszwecke als erforderlich festgelegt hat
• Name des Unternehmens bzw. des Arbeitgebers
• Funktion bzw. Tätigkeitsbezeichnung
• E-Mail-Adresse, sofern für den Versand des Zertifikats oder die Verwaltung der Unterweisung erforderlich
• Telefonnummer, sofern für die Kontaktaufnahme oder die Verifizierung erforderlich
• Ergebnisse und Punktzahl der Wissensprüfung
• Status der Unterweisung
• digitale Unterschrift
• Teilnahmebescheinigung als PDF-Datei
• Zeitpunkte von Beginn, Unterbrechung und Abschluss
• die durchlaufene Version der Unterweisung
• Unterweisungsnachweis
• grundlegende Browser- und Sicherheitsdaten wie User-Agent, IP-Adresse oder technische Protokolle, soweit für Sicherheit, Missbrauchsvermeidung und Dokumentation erforderlich

Das System ist darauf ausgelegt, nur die Daten zu erheben, die für die Durchführung und Dokumentation der Unterweisung erforderlich sind. Standardkennung eines Mitarbeitenden ist die Personalnummer bzw. eine organisationsinterne Kennung. Eine vollständige Ausweisnummer wird nur dann aufbewahrt, wenn die Organisation sie aus Dokumentations-, Regulierungs- oder internen Gründen als erforderlich festgelegt hat. Wo immer möglich, wird Administrierenden eine gekürzte oder teilweise maskierte Kennung angezeigt, entsprechend den Systemeinstellungen.

Die Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Durchführung und Verwaltung der digitalen Unterweisung
• Ausstellung einer Teilnahmebescheinigung und deren Aufbewahrung zu Dokumentationszwecken
• Aufbewahrung von Unterweisungsnachweisen entsprechend organisatorischen und regulatorischen Anforderungen
• Versand des Zertifikats an die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden
• Ermöglichung der Fortsetzung einer nicht abgeschlossenen Unterweisung
• Bereitstellung von Auswertungen für die Unterweisungsverantwortlichen

Der Nachweis, die Durchführungsdaten und die Teilnahmebescheinigung werden in der Datenbank des Systems gespeichert, damit Prüfungen, die Dokumentation durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen möglich sind. PDF-Zertifikate werden in einem gesicherten Cloud-Speicher abgelegt und an die Mitarbeitenden sowie an die Unterweisungsverantwortlichen übermittelt.

Die Plattform arbeitet im Dienst der Organisation bzw. des Arbeitgebers, die oder der die Unterweisung zugewiesen hat. Die Unterweisungsdaten eines Mitarbeitenden — einschließlich Punktzahl, Abschlussdatum, Unterschrift und Zertifikat — sind für die von der Organisation autorisierten Unterweisungsverantwortlichen einsehbar. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, die nicht an der Durchführung der Unterweisung beteiligt sind.

Wird die Unterweisung im Auftrag eines Arbeitgebers oder einer Organisation durchgeführt, ist der Arbeitgeber bzw. sind die Unterweisungsverantwortlichen dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung zur Unterweisung geleitet wurden und dass die an das System übergebenen Mitarbeitendendaten richtig und aktuell sind.

Der Zugriff auf Daten im System ist ausschließlich autorisierten Personen vorbehalten, entsprechend ihrer Rolle und ihrem fachlichen Bedarf. Eine Führungskraft eines Unternehmens oder autorisierte Unterweisungsverantwortliche können nur Daten einsehen, die der eigenen Organisation zugeordnet sind — etwa Unterweisungsstatus, Punktzahlen, Unterschriften und Zertifikate von Mitarbeitenden, denen im Namen dieser Organisation Unterweisungen zugewiesen wurden.

Die Plattform nutzt externe Infrastrukturanbieter für Betrieb, Speicherung, Sicherheit und E-Mail-Versand. Nutzerdaten können bei Anbietern wie den folgenden gespeichert oder verarbeitet werden:

• Supabase — Datenbank und Dateispeicher
• Vercel — Hosting und Bereitstellung der Webanwendung
• Resend — Versand geschäftlicher E-Mail-Nachrichten und von Zertifikaten

Einzelne Infrastrukturanbieter können Daten außerhalb Israels verarbeiten oder speichern. Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Leistungserbringung sowie nach Maßgabe des anwendbaren Rechts, der Datenschutzerklärungen der Anbieter, der geltenden Verträge und anerkannter Sicherheitsmechanismen.

Das System setzt Schutzmechanismen ein, darunter: Transportverschlüsselung (HTTPS), Zugriffskontrolle auf Administrationsdaten sowie Dienstschlüssel, die auf der Client-Seite nicht offengelegt werden. Der Zugriff auf Daten im System ist ausschließlich autorisierten Personen vorbehalten, entsprechend ihrer Rolle und ihrem fachlichen Bedarf. Gleichwohl ist kein Sicherheitssystem lückenlos, und wir empfehlen Mitarbeitenden, ihren persönlichen Unterweisungslink nicht an andere weiterzugeben.

Unterweisungsdaten, Zertifikate, Unterschriften und Nachweise werden für den Zeitraum aufbewahrt, der für die Dokumentation der Unterweisung, die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen, die Bearbeitung von Ansprüchen, interne Prüfungen oder die Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums oder auf ein entsprechendes Verlangen der Organisation oder der betroffenen Person und vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit dies technisch, rechtlich und betrieblich möglich und angemessen ist.

Bei Verdacht auf einen Sicherheitsvorfall, der personenbezogene Daten betreffen kann, wird IL Safety Academy den Vorfall untersuchen, das Risiko verringern, die Bearbeitung dokumentieren und die erforderlichen Stellen benachrichtigen, soweit dies gesetzlich oder nach den Vereinbarungen mit der Organisation erforderlich ist.

Nach dem israelischen Datenschutzgesetz (Protection of Privacy Law) haben alle Mitarbeitenden das Recht:

• die über sie gespeicherten Daten einzusehen
• die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
• Fragen zur Aufbewahrung und Verwendung ihrer Daten zu stellen

Eine Anfrage kann an die Unterweisungsverantwortlichen in der Organisation oder unmittelbar an die in Abschnitt 14 genannte Kontaktadresse von IL Safety Academy gerichtet werden.

Bei Fragen, Anliegen oder Anfragen zum Datenschutz können Sie schreiben an:

privacy@ilsafety.com

Voraussichtliche Bearbeitungszeit: bis zu 14 Werktage.

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit entsprechend Änderungen am System oder an gesetzlichen Anforderungen aktualisiert werden. Die aktuelle Fassung wird stets auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Aktualisierung veröffentlicht. Die weitere Nutzung der Plattform nach einer Änderung gilt als Zustimmung zu den aktualisierten Bedingungen.